একটি আদর্শ প্রতিবেদন লেখার জন্য তথ্য, উপাত্ত ও সূচকের ব্যবহার জানা জরুরি।
ডাটা বা উপাত্ত (Data)
ডেটা হচ্ছে কতগুলি বর্ণ, সংখ্যা, চিহ্ন বা চিত্রের সমাহার। আবার সংরক্ষণ করা হয় এমন কিছু ধারণা, ঘটনা, অবস্থা, অডিও বা ভিডিও ইত্যাদি যখন অসংঘবদ্ধ বা এলোমেলো অবস্থায় থাকে তখন তাকে ডেটা বলে।
উদাহরণস্বরূপ, বাংলা বা ইংরেজী বর্ণমালা যেমন: অ, আ, ক, খ, A,B,C,D, ১,২, 1,2 যে কোন চিহ্ন বা সংকেত যেমন ধ,ই যে কোন চিত্র, সংখ্যা বা নাম ইত্যাদি সবই ডেটা। আবার একটি সংগঠনের শ্রমিক কর্মীদের পে-রোল তৈরির জন্য তাদের নাম, পদবী, কোড নং, মূলবেতন ইত্যাদি হলো ডেটা।
তথ্য (Information)
সুশৃঙ্খলভাবে সাজানো কিছু ডাটা বা উপাত্ত যা সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীর নিকট ব্যবহার উপযোগী এবং অর্থপূর্ণ হয়ে ওঠে তাকেই তথ্য বা Information বলে। ডেটাকে প্রক্রিয়াজাতকরণের মাধ্যমেই তথ্য রূপান্তর করা হয়।
অর্থাৎ বিক্ষিপ্ত বা অগোছালো কিছু ডেটাকে যখন প্রক্রিয়াজাতকরণের মাধ্যমে সুবিন্যস্ত করা হয় এবং যা অর্থপূর্ণ, ব্যবহারযোগ্য, যথার্থ এবং সময় উপযোগী হয়ে উঠে তাকেই তথ্য বা Information বলে।
সূচক বা পরিমাপক (Indicator)
কোন অবস্থাকে বা ঘটনাকে কিংবা কোন কাজকে মাপার বা বুঝার জন্য পরোক্ষ তবে পূর্বনির্ধারিত যে চিহ্ন সমূহ যা ধারণা থেকে স্থির করা হয়েছে তাকেই বলা হয় সূচক বা পরিমাপক বা ইংরেজিতে Indicator.
অথবা
পরিমাপক বা সূচক হচ্ছে এক ধরণের চিহ্ন যা বুঝতে সাহায য্য করে যে কোথাও কোন একটি ঘটনার মধ্যে কিছু পরিবর্তন সাধিত হয়েছে।
কাজের বিপরীতে কাংখিত ফলাফল নিশ্চিত করার জন্যই নির্ধারিত কাজসমূহের “যথাযথ বাস্তবায়ন” নিশ্চিত করা জরুরী। আর এই ‘যথাযথ বাস্তবায়ন’ কথাটির সাথে গুরুত্বপূর্ণ তিনটি উপাদানের সহঅবস্থান রয়েছে। এইতিনটি উপাদান হলো- ‘যথা সময়ে’, ‘যথা সংখ্যায়’ এবং ‘যথা মানে’ । অর্থাৎ কাজের বিপরীতে কাংখিত ফলাফল পরিমাপ করার জন্য এই তিনটি বিষয়কে বিবেচনায় রেখে যথার্থ সূচক থাকতে হবে।
সূচক বা পরিমাপকের ধরণ
প্রক্রিয়াগত সূচক (Process Indicator)
অগ্রগতি সূচক(Progress Indicator)
প্রভাব সূচক(Impact Indicator)
সময় সূচক(Time Indicator)
সংখ্যাগত সূচক(Quantitative Indicator)
গুণগত সূচক(Qualitative Indicator)